Нарахування зарплати для роботодавця — це не лише виплата працівнику погодженої суми. Юридична особа або ФОП із найманими працівниками виступає податковим агентом: має правильно визначити базу оподаткування, утримати податки та вчасно перерахувати їх до бюджету.
Щоб не змішувати різні платежі, варто окремо розглядати податок на доходи, військовий збір та ЄСВ. Для зарплати базова ставка ПДФО становить 18%, а військовий збір нараховується окремо. ЄСВ також не є частиною ПДФО і має інший порядок сплати.
Що саме робить роботодавець як податковий агент
Після нарахування зарплати роботодавець визначає суму ПДФО, утримує її з доходу працівника та перераховує до бюджету у встановлений строк. Важливо не рахувати ПДФО разом із військовим збором як один податок: це різні платежі, навіть якщо вони виникають одночасно.
На практиці послідовність дій виглядає так:
- Нарахувати працівнику зарплату та визначити оподатковуваний дохід.
- Розрахувати й утримати ПДФО за ставкою 18%.
- Окремо визначити суму військового збору.
- Перерахувати утримані суми до бюджету в належний строк.
- Відобразити нарахований дохід і податки у відповідній звітності.
Такий порядок допомагає розділити розрахунок, сплату та звітування. Якщо пропустити один із цих етапів, помилка може виникнути навіть за правильно визначеної ставки податку.
Коли перераховувати ПДФО
Строк сплати залежить від того, як і коли фактично виплачено дохід. Якщо зарплата перераховується через банк, ПДФО сплачують під час такої виплати. Якщо дохід виплачено готівкою з каси або надано в негрошовій формі, податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом банківського дня, що настає за днем такої виплати (надання).
Якщо зарплату вже нарахували, але ще не виплатили, діє окремий строк: податок потрібно перерахувати не пізніше 30 календарних днів після закінчення місяця, за який дохід було нараховано. Тому бухгалтеру важливо контролювати не лише дату зарплати, а й спосіб її виплати.
Що перевірити перед поданням звітності
Перед звітуванням варто звірити нарахування за кожним працівником, фактичні виплати та суми, які вже пішли до бюджету. Також не слід переносити старі правила щодо періодичності звітності без перевірки: у 2026 році вона залежить від категорії податкового агента.
Найпростіший спосіб уникнути плутанини — вести окремий контроль ПДФО, військового збору та ЄСВ і не зводити їх в один умовний «зарплатний податок». Це допомагає бачити, який саме платіж нараховано, коли він має бути сплачений і де відображається у звітності.
